Recomanacions prèvies

Abans d’iniciar un procés d’aquest tipus, hem de partir d’algunes consideracions que posen de manifest diferències significatives d’aquests riscos respectes d’altres que també gestionen els ens públics, i que condicionen tant la seva anàlisi com les actuacions preventives i contingents que es planificaran per gestionar-los:

Els subjectes de les potencials pràctiques irregulars, fraudulentes o corruptes en la contractació pública no són éssers aliens, sinó persones que es relacionen amb la nostra institució o en formen part. Durant les fases d’identificació i anàlisi dels riscos, cal tenir-les presents com a agents dels riscos.
Els agents dels riscos i els responsables de gestionar-los coincideixen; aquesta coincidència dificulta l’objectivitat de l’anàlisi. Per això, convé revisar molt detingudament els factors de risc personals.
Les pràctiques fraudulentes o corruptes dins les institucions públiques no són esdeveniments accidentals ni fortuïts, sinó actes resultat d’una deliberació i decisió. Tanmateix, el context i les circumstàncies poden haver creat automatismes o dinàmiques de grup que suspenen la deliberació i faciliten decisions esbiaixades. Per això és tan important analitzar detingudament els factors potenciadors i perpetuadors dels riscos en la segona fase del cicle de gestió de riscos.
Els ens públics tenen menys opcions per gestionar els riscos per a la integritat inherents a les seves funcions o serveis. No poden «evitar» aquests riscos decidint aturar serveis o funcions públiques d’alt risc, com podria fer una empresa privada respecte als serveis que opta per oferir.
No es poden compartir o transferir a tercers els riscos per a la integritat. Així com la gestió dels riscos laborals permet transferir certs riscos al sector privat, per exemple a través d’una pòlissa per indemnitzar en cas d’accidents professionals.

Vistes aquestes consideracions, l’experiència de l’Oficina Antifrau indica que la coincidència de l’agent del risc per a la integritat amb el subjecte que l’ha de gestionar comporta certa tendència a infravalorar aquests riscos.

Per això, a l’hora d’emprendre un procés de gestió dels riscos per a la integritat en la contractació pública es recomana:

Triar un grup de persones amb funcions (i, per tant, perspectives) diferents dins el procés de compra de la institució, així com amb nivells d’implicació diferents, tant per responsabilitat jeràrquica com per freqüència de participació en procediments de contractació.
Sensibilitzar-les prèviament sobre les causes i les conseqüències d’aquesta tendència a infravalorar aquest tipus de riscos.
Incloure en aquest grup, en la mesura que sigui possible, membres externs a la vostra organització, amb adequada expertesa tècnica i experiència pràctica.
Emprar eines que facilitin la major objectivitat possible durant les tres primeres fases de la gestió d’aquests riscos (identificació, anàlisi i avaluació).

Altres recomanacions genèriques per a la gestió de riscos:

Concretar l’abast de l’anàlisi (serà sobre tot allò que contracta la institució? s’abordaran només uns tipus de contracte? s’analitzaran únicament aquells que en el passat hagin suposat algun problema per a la institució? etc.)
Preveure els recursos que hi podrà dedicar la institució a l’anàlisi i fer una planificació el més realista possible, prioritzant els potencials riscos i seleccionant un número assumible per a la seva posterior anàlisi, avaluació, tractament i seguiment. D’aquesta manera es redueix el risc d’abandonar el procés abans de finalitzar-lo per desmotivació, manca de recursos, etc.
Definir clarament el rol i les responsabilitats de cadascuna de les persones involucrades i comunicar-los-hi.
Identificar altres persones rellevants o interessades que, tot i no estar directament involucrades, caldrà mantenir-les informades específicament.
Garantir el compromís i el lideratge de la cadena de comandament.
Facilitar espais d’intercanvi i garantir una comunicació fluida al llarg de tot el procés de treball amb totes les parts implicades
Comunicar-ho internament a tots els empleats de la institució, abans de l’inici del treball i, a mesura que s'avança en cadascuna de les fases.
Documentar tot el procés per garantir una gestió del coneixement adequada.
Un cop tancat el cicle de gestió de riscos possibilitar un seguiment periòdic, atenent a possibles canvis de context, de persones, de circumstàncies, etc., i d’acord a allò que s’hagi establert en la fase d’avaluació.