Fase d'anàlisi
La segona fase d’un procés de gestió de riscos comprèn, en primer lloc, l’anàlisi dels factors que propicien cada risc i, en segon lloc, l’anàlisi dels possibles efectes si el risc s’arribés a materialitzar.
- L’anàlisi dels factors és el procés per entendre el context, la naturalesa, les fonts i les causes dels riscos identificats en la primera fase.
El resultat d’aquesta anàlisi permetrà, en les següents fases, avaluar i definir les actuacions preventives necessàries per reduir la probabilitat dels riscos. Com més acurada i precisa sigui l’anàlisi dels factors, més fàcil serà la posterior avaluació i concreció d’accions per tractar-los.
Actuar directament sobre els factors que generen, incrementen o perpetuen els riscos per reduir la probabilitat és l'única forma eficaç de prevenció. En aquest sentit és determinant que l’anàlisi dels factors de risc sigui exhaustiva i que contempli tots aquells que poden incidir en la materialització del risc.
- L’anàlisi dels efectes és el procés per comprendre l’impacte i les conseqüències en cas que els riscos identificats en la primera fase s’arribessin a materialitzar.
El resultat d’aquesta anàlisi permetrà, novament en les següents fases, avaluar i planificar actuacions orientades a donar resposta per reduir la gravetat dels seus efectes o conseqüències, així com determinar les alertes per detectar la materialització dels riscos.
Una institució que vulgui iniciar un procés d’anàlisi dels seus riscos en l’àmbit de la contractació pública amb un enfocament preventiu, necessàriament haurà d’abordar també els efectes d’aquests riscos per preveure’ls i definir com tractar-los en cas que s’esdevinguin en un futur. Les mesures contingents s’han de planificar amb anticipació a la materialització del risc.
El resultat d’aquesta segona fase és un llistat ordenat de tots els factors que incideixen en els riscos identificats, així com de les seves conseqüències prioritzades en funció de la seva probabilitat i gravetat.
Proposta d'Antifrau
L’Oficina Antifrau proposa una classificació dels factors de risc que ajuda a distingir aquells que depenen directament de la pròpia institució (factors institucionals) d’aquells altres que els són aliens (factors externs).
Eina 4: Factors dels riscos per a la integritat en la contractació d'una entitat adjudicadora
Aquesta guia vol facilitar-vos l’anàlisi dels factors institucionals, que són aquells sobre els quals les entitats adjudicadores tenen més marge d’actuació.
Son factors institucionals aquells que depenen del disseny i funcionament de cada entitat adjudicadora. Es classifiquen en:
- Factors generadors: generen motivacions i oportunitats de risc internes; aquests depenen de les persones, els procediments i l’organització de cada institució i es classifiquen en:
- Factors de risc personals: estan relacionats amb les característiques i motivacions dels individus que participen en la contractació pública d’una institució.
- Factors de risc organitzatius: són aquells que deriven de com està organitzada i com funciona la institució (sistemes de treball, praxis habituals...). Solen ser decisions o circumstàncies organitzatives —a vegades no relacionades directament amb la contractació però que hi impacten— que creen estímuls o oportunitats de riscos per a la integritat.
- Factors de risc procedimentals: estan relacionats amb com es gestiona un procediment de contractació en concret.
Tot i que els factors generadors expliquen les motivacions i les oportunitats per als riscos de pràctiques irregulars, fraudulentes o corruptes, aquestes oportunitats no sempre són aprofitades.
- Factors potenciadors: elements o circumstàncies que incrementen la probabilitat que s’aprofitin les oportunitats anteriors (per exemple, la percepció de la manca de mecanismes de detecció o de sanció).
- Factors perpetuadors: faciliten que, un cop que s’ha produït una pràctica irregular, fraudulenta o corrupta, aquesta es torni a reproduir i pugui arribar a normalitzar-se en una organització. Son precisament sobre els que hi acostuma a haver menys consciència a les institucions públiques.
Podeu trobar els factors de risc institucionals analitzats per l’Oficina Antifrau en aquesta mateixa guia:
Son factors externs aquells que creen estímuls, oportunitats o circumstàncies que incrementen la probabilitat dels riscos per a la integritat en la contractació dels ens públic, però sobre els quals les institucions tenen poc o gens marge d’actuació.
Documents de treball núm. 4 | Anàlisi dels riscos per a la integritat en la contractació
Documents de treball núm. 5 | El factor humà (factors de risc personals)
Documents de treball núm. 6 | Els factors organitzatius
Documents de treball núm. 7 | Els factors procedimentals
Documents de treball núm. 8 | Factors potenciadors i perpetuadors dels riscos
A la pràctica...
En aquesta fase heu d'emprar la Taula 2, que us permetrà:
- especificar les principals àrees de risc i riscos per a la integritat
- visualitzar els factors i les conseqüències dels riscos
- valorar les mesures preventives i contingents
- concretar les mesures en un pla d’integritat
Per dur a terme aquesta segona fase d’anàlisi dels riscos seguiu els següents passos.
- Llisteu els riscos identificats en la fase anterior segons l’ordre de prioritat. Feu-ho només amb aquells riscos que heu decidit analitzar per tractar internament.
Comenceu per l’anàlisi de factors (prevenció).
- Reflexioneu sobre quins factors fan possible cadascun dels riscos llistats. Reviseu els factors de risc llistats per l’Oficina Antifrau en relació amb la vostra realitat institucional i incorporeu a la primera columna de la taula aquells que incideixen en la vostra institució.
Complementeu aquesta anàlisi afegint-hi altres factors de risc que, tot i no estar recollits en els llistats d’Antifrau, considereu que son rellevants per a la vostra institució.
Per fer-ho, us pot ajudar pensar sobre per què considereu que els riscos identificats podrien arribar a materialitzar-se en la vostra institució?
- Valoreu el grau d’incidència de cada factor en el risc analitzat (columna 2) i ordeneu-los de major a menor incidència a la columna 3 de la taula.
Seguiu amb l’anàlisi de les conseqüències (contingència).
- Reflexioneu sobre els efectes si cadascun dels riscos arribés a succeir. Llisteu les conseqüències de la materialització dels riscos a la columna 5.
Per fer-ho, respongueu la següent qüestió:
- Quins danys, lesions, pèrdues, responsabilitats (administrativa, comptable, penal...) o altres conseqüències nocives per a la institució o per a l’interès públic podria provocar si es materialitzés aquell risc?
- Valoreu la probabilitat i la gravetat de cadascuna de les conseqüències (columna 6) i ordeneu-les a la columna 7.
Recordeu que el resultat d’aquesta segona fase és un llistat ordenat de tots els factors que incideixen en els riscos identificats, així com de les seves conseqüències prioritzades en funció de la seva probabilitat i gravetat.
