Fase de seguiment
L'última fase d'un procés de gestió de riscos, un cop identificats, analitzats i avaluats, així com establertes les mesures preventives i contingents, és preparar i fer el seguiment de la seva implantació.
En aquesta fase, per tant, s'han de determinar aspectes com el tipus de seguiment que es durà a terme, valorar si aquest s'inserirà en algun procés ja existent dins de la institució o si, per contra, cal definir-ne un de nou, decidir la freqüència amb què es duran a terme les accions de seguiment acordades o escollir el mètode per recollir i compartir la informació amb la resta de l'organització, entre d'altres.
L’objectiu de fer un seguiment periòdic de la implantació del Pla d’integritat serà valorar l’efectivitat de totes les mesures preventives (les que ja existien en la vostra institució i les que heu afegit en el procés de gestió de riscos), així com identificar nous riscos que calgui analitzar, avaluar i tractar. Igualment, el seguiment també haurà de preveure la revisió i actualització, si s’escau, de les mesures contingents així com de les alertes definides prèviament.
El resultat d’aquesta última fase és un pla de seguiment per valorar l’efectivitat de les mesures dissenyades i posades en marxa.
Proposta d'Antifrau
L’Oficina Antifrau no proposa cap model concret de pla de seguiment ja que cada institució haurà de definir la manera més eficaç i realista de fer-ho, i inserir-ho en els seus processos habituals:
- quadres de comandament,
- quadres de seguiment específics,
- reunions periòdiques de seguiment,
- informes periòdics
- etc.
A la pràctica...
Un cop definiu i poseu en marxa les mesures del Pla d’integritat, caldrà tornar a reavaluar, en el termini de temps que s’acordi, els riscos per a la institució així com analitzar-los seguint el mateix procés de treball.
La presentació de les fases representant un cicle és justament per emfatitzar la idea que el seguiment del pla d’integritat acaba amb la implementació de totes les mesures i dona peu a l’inici d’un nou cicle d’identificació, anàlisi i avaluació de riscos i d’implantació i seguiment d’un nou pla d’integritat.
En el nou cicle tenim l’oportunitat d’abordar riscos que no es van poder treballar anteriorment, per exemple per manca de recursos, o bé nous riscos degut a canvis en la realitat organitzativa o externa que generin nous incentius i oportunitats. Per això, la gestió dels riscos en la contractació pública és un procés cíclic i constant, i hauria d’inserir-se en la dinàmica de funcionament de la vostra institució.
Recordeu que el resultat d’aquesta última fase és un pla de seguiment per valorar l’efectivitat de les mesures dissenyades i posades en marxa.
L’objectiu últim de la implementació d’un procés de gestió dels riscos en la contractació pública és lluitar contra l’existència de pràctiques irregulars, fraudulentes o corruptes. En aquest sentit, qualsevol esforç per revisar i tractar els riscos interns contribuirà a l’enfortiment de la integritat institucional en l’àmbit específic de la contractació pública de manera directa, però també en d’altres àmbits que hi estiguin directa o indirectament relacionats.
