Fase d'identificació
Aquesta fase és el primer pas d’un procés de gestió de riscos i persegueix els següents objectius:
- Cercar i descriure els riscos, atenent al tipus de servei que ofereix la institució, els tipus de contractes que s’impulsen i es gestionen, els mercats en els què contracta, els servidors públics que participen en la compra pública de la institució o com estan organitzats els processos de treball interns (recursos humans, gestió econòmica-pressupostària,...), etc.
Per exemple, un risc que acostuma a ser transversal a totes les fases del procediment de contractació és el de no detectar els conflictes d’interès dels servidors públics que participen directa o indirectament en la preparació de la contractació.
- Categoritzar o classificar els riscos per facilitar la posterior anàlisi. Cada institució classificarà aquests riscos, d’acord amb les seves característiques.
L’Oficina Antifrau ha agrupat els riscos identificats en 12 àrees comunes a totes les entitats adjudicadores, ordenades seguint la seqüència de les fases de preparació, licitació i execució dels contractes.
- Prioritzar el conjunt de riscos que cal gestionar. Aquests han de respondre a la realitat de cada institució.
El resultat d’aquesta primera fase és un llistat o inventari dels potencials riscos, classificats segons les principals àrees de risc.
Proposta d'Antifrau
Us proposem tres eines que recullen les 12 grans àrees de risc, quatre per a cadascuna de les tres grans fases de la contractació (preparació, licitació i execució) i un llistat dels potencials riscos associats a cada àrea, com a punt de partida per començar a revisar les principals àrees de risc de la vostra institució:
Eina 1: Identificació dels riscos en la fase de preparació
Eina 2: Identificació dels riscos en la fase de licitació
Eina 3: Identificació dels riscos en la fase d’execució
Documents de treball núm. 3 | Identificació dels riscos per a la integritat de la contractació
A la pràctica...
En tot el cicle de gestió de riscos i amb l’objectiu de facilitar l’aplicabilitat, haureu d’emprar les taules per a la identificació, anàlisi, avaluació i tractament dels riscos. En aquesta fase heu d'emprar la Taula 1 que us permetrà:
- especificar les principals àrees de risc i riscos per a la integritat
- visualitzar els factors i les conseqüències dels riscos
- valorar les mesures preventives i contingents
- concretar les mesures en un pla d’integritat
Per dur a terme aquesta primera fase d’identificació dels riscos seguiu els següents passos:
- Valoreu les àrees de risc i els riscos llistats proposats per l’Oficina Antifrau en relació amb la vostra realitat organitzativa (eines 1, 2 i 3).
Per fer-ho, us pot ajudar reflexionar sobre les següents qüestions:
- Quines són les principals àrees de riscos en la contractació de la vostra organització?
- En cada àrea de riscos, quins riscos identifiqueu en la vostra organització?
Reflexioneu sobre aquelles mancances en els procediments de contractació que ja han finalitzat a la vostra institució i penseu si alguna d’aquestes pot afavorir l’aparició d’algun d’aquells riscos.
Us suggerim que reviseu els exemples d’actes irregulars, fraudulents o corruptes que l’Oficina us facilita (com a pràctiques associades a cada àrea de risc) en aquesta mateixa guia abans de descartar qualsevol risc o àrea de riscos.
- Seleccioneu i anoteu a les columnes 1 i 2 de la taula aquelles àrees i riscos, respectivament, que potencialment podrien esdevenir a la vostra institució.
- Prioritzeu els riscos que començareu a treballar si són massa per treballar-los tots de cop. Us recomanem que empreu com a criteris la probabilitat que aquell risc es materialitzi (columna 3) i la gravetat de les seves conseqüències (columna 4).
La probabilitat i gravetat es poden valorar de forma quantitativa (escala numèrica o qualsevol altra escala) o qualitativa, demanant als integrants del grup avaluador que valori si cadascun dels riscos és molt probable, probable o poc probable o, igualment, si la materialització de cada risc seria molt greu, greu o poc greu.
- Seleccioneu del llistat, un cop ordenat (columna 5), el nombre de riscos que podreu treballar. Aquesta xifra dependrà de les circumstàncies de cada institució: la mida de l’organització, els recursos que hi pot destinar, el grau de compromís dels màxims responsables amb la gestió d’aquests riscos o el propi context (per exemple, el grau de sensibilització de l’organització amb la necessitat d’iniciar la gestió dels seus riscos).
Recordeu que el resultat d’aquesta primera fase és un llistat o inventari dels potencials riscos, classificats segons les principals àrees de risc.
